Como fazer um evento corporativo de sucesso

Como fazer um evento corporativo de sucesso

Ficou responsável pela organização de um evento corporativo e está a ter dificuldade em perceber como vai ser bem-sucedido? Embora esta não seja uma tarefa muito fácil – especialmente se está encarregue do evento e tem de conciliar o seu tempo entre essa tarefa e as suas tarefas habituais de trabalho – esta é uma “missão” que não precisa de ser “impossível”.

De forma a ajudá-lo a suceder na organização do seu próximo evento corporativo, decidimos elaborar um post com algumas sugestões que deve ter em consideração antes de começar a planear o evento propriamente dito.

 

Tenha objetivos claros

Em primeiro lugar precisa de saber qual o objetivo do seu evento e a que público se dirige. Pode tratar-se do lançamento de um novo produto, de um congresso, uma convenção, entre outros. O importante aqui é que saiba exatamente que tipo de material informativo deve facultar ao público e que ambiente recriar no local para conseguir a interação com a empresa. Se, por sua vez, o evento for para atuação interna – convenção de colaboradores, por exemplo – pode usufruir de uma maior flexibilidade na organização. Ainda assim. averigue as melhores formas de usar o evento para motivar quem trabalha na empresa.

 

Orçamento

Muito bem: já sabe para quem será o evento. Agora poderá começar a medir o número de participantes e a calcular as despesas associadas à concretização do evento. Se o valor destinado for uma quantia pequena, procure encontrar os fornecedores de serviços (catering, por exemplo) rapidamente, de forma a encontrar preços mais baixos e prazos maiores para pagamento. A partir do momento em que souber qual a verba disponível pode avançar para o passo seguinte.

 

Planear com antecedência

Uma das melhores recomendações que poderá encontrar sobre organização de eventos corporativos é o de planear com antecedência. Assim que definir o local do evento, estabeleça contratos com fornecedores de catering, equipamentos de imagem e som, mobiliário, decoração, entre outros. Tudo isto deve ser assegurado rapidamente, mesmo que o faça meses antes do evento a acontecer. Porquê? Para que possa ter a oportunidade de encontrar a opção mais vantajosa e económica e para que se possa dedicar à concretização de outras tarefas.

Na hora de fazer contratos com fornecedores de serviços é importante conhecer  o trabalho e a integridade das empresas que está a contratar. Sirva-se da Internet para encontrar recomendações de serviços deste género e ler críticas às empresas com quem está a pensar fazer negócio.

 

Divulgação do evento

Esta é uma tarefa que depende sempre do público que quer no evento. Se se trata de um evento interno da empresa, então basta assegurar que a comunicação interna o divulgue a todos os colaboradores através de e-mail ou de qualquer outro suporte que a empresa considere pertinente.

Entretanto, se o evento for aberto a todo o público, pode usar de ferramentas online para a divulgação e promoção. Além de práticas, estas ferramentas garantem um acesso mais simples a informações como a data, a morada do local, o mapa de acesso, o tema do evento, entre outros.

Poderá usar uma combinação de ferramentas online:

  • Email marketing segmentado
  • Facebook Ads
  • Google Adwords
  • Conteúdo/SEO
  • Eventos no Facebook

 

Antes do evento

Quando chega o grande dia é importante que esteja tudo a postos para correr tão bem (ou ainda melhor!) do que tinha planeado. Certifique-se de que a equipa entendeu todas as funções a executar e de que está a ocupar os seus devidos postos. Teste ainda todos os equipamentos antes de os usar para evitar imprevistos desnecessários. Elabore ainda uma lista de itens que devem ser verificados antes do início do evento, para que se possa orientar melhor.

 

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